Si votre question n'est pas ici, n'hésitez pas de nous contacter.
GÉNÉRALE
Qu'est-ce que le Conseil des archives du Nouveau-Brunswick (CANB)?
Quels sont les objectifs du CANB?
Que peut faire le CANB pour moi?
Qui peut devenir membre du CANB?
Combien coûte l'adhésion au CANB?
Quels sont les services offerts par le CANB?
Puis-je m'impliquer dans le CANB?
Quels types de documents sont considérés comme des archives?
Quels sont les types de documents qui ne sont généralement pas considérés comme des archives?
Que faire des collections de documents publiés?
Que dois-je faire avec mes collections de journaux locaux?
Qu'est-ce qui fait qu'un document est archivistique?
Quel âge doivent avoir les objets pour être considérés comme des archives?
Quel est le meilleur logiciel pour stocker les descriptions archivistiques?
FINANCEMENT
Quels sont les fonds disponibles par l'entremise du CANB?
Puis-je obtenir de l'aide pour rédiger ma demande de subvention?
Pourquoi ma candidature a-t-elle été rejetée?
Que dois-je faire si je ne peux pas terminer mon projet à temps?
Comment puis-je contacter le CANB?
Où puis-je trouver plus d'informations sur les activités et les événements du CANB?
GÉNÉRALE
Qu'est-ce que le Conseil des archives du Nouveau-Brunswick (CANB)?
Le Conseil des archives du Nouveau-Brunswick (CANB) est un organisme bilingue voué au soutien et à la promotion de la communauté archivistique au Nouveau-Brunswick. Il offre des services tels que le programme de conseillers en archivistique, des subventions et des possibilités de formation. Le CANB représente également la communauté archivistique provinciale au niveau national.
Quels sont les objectifs du CANB?
Le CANB a plusieurs objectifs clés:
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Établir un réseau de coopération archivistique à travers le Nouveau-Brunswick.
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Promouvoir et coordonner des projets d'intérêt mutuel.
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Promouvoir la préservation et la conservation des sources documentaires historiques du Nouveau-Brunswick.
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Encourager les organismes créateurs de documents à créer des archives et à rendre les documents historiques accessibles au public.
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Communiquer les besoins de la communauté archivistique aux organismes de financement et aux gouvernements.
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Promouvoir les normes, les procédures et les pratiques parmi les dépôts d'archives de la province.
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Améliorer la compréhension et l'utilisation des archives par le public.
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Offrir aux institutions membres un forum pour discuter des questions d'archivage et échanger des idées.
Que peut faire le CANB pour moi?
Le Conseil des archives du Nouveau-Brunswick (CANB) soutient les institutions membres en leur offrant des conseils et une orientation sur un large éventail de pratiques archivistiques. Qu'il s'agisse de créer des archives, de former des bénévoles ou du personnel, d'élaborer des plans d'urgence, d'effectuer des évaluations globales ou de travailler sur des projets visant à obtenir un contrôle intellectuel sur vos fonds, le CANB est là pour vous aider.
Le CANB offre les services suivants:
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Consultations sur place par le conseiller en archives.
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Conseils sur la préservation des collections d'archives et le stockage adéquat.
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Aide au déménagement ou à la réorganisation des archives.
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Aide à l'élaboration de politiques, de plans d'urgence et de planification de projets.
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Accès à des formations et à des ressources éducatives pour renforcer les pratiques archivistiques.
Notre conseiller en archives propose des visites gratuites aux membres du CANB, afin de les aider à répondre à leurs besoins et défis spécifiques.
Qui peut devenir membre du CANB?
Les adhésions institutionnelles sont ouvertes aux organismes qui possèdent des fonds d'archives au Nouveau-Brunswick. L'adhésion donne accès aux services du CANB, y compris les visites du conseiller en archives, les événements éducatifs et la participation à un réseau de coopération archivistique à l'échelle de la province. Une adhésion couvre l'ensemble du personnel et des bénévoles d'une institution.
L'adhésion individuelle est ouverte à toute personne intéressée ou travaillant dans le domaine des archives au Nouveau-Brunswick.
Voir ACCUEIL - Adhésion | canb pour plus d'information.
Combien coûte l'adhésion au CANB?
La cotisation annuelle à CANB est de 45$, couvrant l'année fiscale du 1er avril au 31 mars. Pour obtenir les formulaires d'adhésion, consultez la section ACCUEIL - Adhésion | canb.
Quels sont les services offerts par le CANB?
Le CANB offre plusieurs services à ses membres, notamment:
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L'accès au conseiller en archives pour des consultations sur place.
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Des sessions de formation et des ressources éducatives.
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Des conseils sur les pratiques de conservation.
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La défense et la représentation de la communauté archivistique provinciale.
Puis-je m'impliquer dans le CANB?
CANB est toujours à la recherche de nouveaux membres pour son comité exécutif. L'engagement moyen est d'un peu plus d'une heure par mois, plus deux réunions d'une journée entière (adjudication et assemblée générale annuelle) par an. Le mandat d'un membre du comité exécutif est de trois ans et commence après l'assemblée générale annuelle. Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à contacter le conseiller en archives à l'adresse archives.advisor@gnb.ca.
Quels types de documents sont considérés comme des archives?
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Les documents papier
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Les photographies
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Matériel audio non publié (cassettes, disques vinyles, bobines, etc.)
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Matériel vidéo non publié (cassettes VHS, DVD, etc.)
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Matériel électronique (photographies numériques, documents MS Office, MP3, etc.)
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Les albums de coupures de presse, y compris le matériel publié (par exemple, les albums de coupures de presse).
Quels sont les types de documents qui ne sont généralement pas considérés comme des archives?
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Les documents publiés (livres, documents audio et vidéo publiés, documents électroniques publiés).
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Les artefacts
Certains documents se situent dans une zone grise. Les cartes, les brochures, les journaux et certains types d'enregistrements peuvent ou non être considérés comme des archives.
Que faire des collections de documents publiés?
Les institutions adoptent souvent différentes approches pour gérer les collections de documents publiés, en fonction de leur contexte et de leur pertinence pour les archives. Les publications éphémères (telles que les brochures, les cartes postales ou les prospectus) peuvent être traitées comme faisant partie d'une collection spéciale, en particulier si elles complètent les archives d'une personne, d'une famille ou d'une organisation, ou si elles en font partie intégrante.
Les livres et autres documents publiés plus traditionnels peuvent être catalogués et organisés comme des documents de bibliothèque plutôt que comme des fonds d'archives. Cela permet de les rendre accessibles tout en maintenant une distinction claire entre les collections de la bibliothèque et celles des archives. Cependant, lorsque ces documents publiés sont directement liés aux documents d'archives ou qu'ils en fournissent le contexte, ils peuvent être gérés en même temps que ces documents à des fins de recherche.
Les institutions sont encouragées à développer des politiques qui décrivent comment les documents publiés sont évalués, stockés et accessibles afin d'assurer la cohérence et l'alignement avec leur mission et les besoins des utilisateurs.
Que dois-je faire avec mes collections de journaux locaux?
Commencez par explorer le Projet de journaux historiques du Nouveau-Brunswick de l'Université du Nouveau-Brunswick, qui est la principale source de journaux historiques numérisés de toute la province. Ce projet donne accès à des copies numériques de haute qualité de nombreux journaux locaux, ce qui réduit la nécessité de conserver des copies physiques.
Le papier journal est notoirement difficile à conserver en raison de son caractère très acide et de la mauvaise qualité du papier, qui se détériore rapidement. Si votre collection comprend des journaux qui ne font pas partie du Projet de journaux historiques du Nouveau-Brunswick et que vous décidez de conserver les copies physiques, suivez les étapes suivantes:
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Entreposez-les dans un environnement stable et climatisé afin de ralentir la détérioration.
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Utilisez des chemises ou des boîtes sans acide pour les ranger afin de minimiser les dommages.
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Éviter les manipulations excessives afin d'éviter les déchirures et les dégradations supplémentaires.
Si vous avez des journaux liés au Nouveau-Brunswick qui ne se trouvent pas dans la base de données du Projet de journaux historiques du Nouveau-Brunswick, communiquez avec notre conseiller en archives - ce matériel pourrait faire partie intégrante de la collection la plus complète de journaux du Nouveau-Brunswick.
Dans la mesure du possible, l'approche la plus pratique et la plus durable consiste à utiliser les versions numériques du Projet de journaux historiques du Nouveau-Brunswick. Pour plus d'informations et pour accéder à leurs collections numérisées, visitez le site Web du projet : Projet des journaux historiques du Nouveau-Brunswick | Projet des journaux historiques du Nouveau-Brunswick
Qu'est-ce qui fait qu'un document est archivistique?
La valeur archivistique d'un document est déterminée par son caractère unique et sa valeur informative, probante ou intrinsèque, plutôt que par son format. Un document peut exister sous forme papier, numérique ou autre et être considéré comme archivistique s'il documente des aspects importants de l'histoire, des opérations ou du patrimoine culturel.
Cependant, tout ce qui est archivistique ne doit pas nécessairement être sauvegardé. L'évaluation, qui consiste à déterminer quels documents ont une valeur durable, est un aspect essentiel du travail d'archivage. Les facteurs à prendre en compte sont les suivants:
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La valeur informative: Le document fournit-il des informations uniques ou essentielles?
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Valeur probante: Documente-t-il une activité, une décision ou un processus important ?
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Valeur intrinsèque: Le document a-t-il une valeur dans son format original, tel qu'un artefact ou une lettre manuscrite?
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Valeur juridique ou administrative: Le document est-il nécessaire à la conformité, aux droits ou à la gouvernance?
L'évaluation aide les institutions à hiérarchiser ce qui doit être préservé en fonction de leurs ressources et de leurs mandats. Même les grandes institutions dotées d'une grande capacité ne peuvent pas tout sauvegarder, et les petites institutions doivent être encore plus sélectives.
Le CANB joue un rôle important en aidant ses membres à développer ces compétences. Par le biais d'ateliers, du programme Archives Advisor et d'opportunités de réseautage, les institutions peuvent s'appuyer sur les connaissances et l'expérience de l'ensemble de la communauté archivistique pour prendre des décisions éclairées sur ce qu'il convient de préserver. En outre, le CANB fournit des conseils sur la documentation des décisions d'évaluation afin d'assurer la transparence et la responsabilité du processus d'archivage.
Quel âge doivent avoir les objets pour être considérés comme des archives?
Il n'y a pas de critère d'âge strict pour qu'un document soit considéré comme un document d'archives. Les archives englobent les documents depuis le début de l'histoire enregistrée jusqu'à aujourd'hui. Ce n'est pas l'âge d'un document qui fait qu'il est archivé, mais sa valeur, c'est-à-dire le fait qu'il apporte des informations uniques, des preuves ou un éclairage intrinsèque sur l'histoire, la culture ou l'activité d'une organisation.
Les pratiques archivistiques modernes reconnaissent que même les documents récents peuvent avoir une valeur significative. C'est le cas par exemple:
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Les documents numériques contemporains, tels que les courriels ou le contenu des médias sociaux, peuvent documenter des événements, des décisions ou des tendances culturelles qui peuvent être essentiels pour les futurs chercheurs.
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Les documents institutionnels ou communautaires récents peuvent avoir une valeur probante pour comprendre les processus de prise de décision, les projets clés ou les changements sociétaux.
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Les histoires orales ou les projets de documentation communautaires se concentrent souvent sur la capture d'événements récents afin de s'assurer que les voix des groupes sous-représentés sont préservées.
Il est également important de noter la rapidité avec laquelle les souvenirs s'estompent et le caractère éphémère des formats modernes (tels que les médias numériques). Agir rapidement pour identifier et préserver les documents récents permet de s'assurer qu'ils ne sont pas perdus dans le temps.
Faire partie d'un réseau d'archives comme le CANB permet aux institutions de se tenir au courant de l'évolution des meilleures pratiques, y compris de la manière d'identifier et de préserver les documents récents de valeur pour une utilisation à long terme.
Quel est le meilleur logiciel pour stocker les descriptions archivistiques?
N'importe quelle base de données peut être utilisée pour stocker des descriptions archivistiques, à condition qu'elle permette de définir des champs conformes aux normes de description archivistique reconnues, telles que les Règles pour la description archivistique (RDDA) au Canada. Cependant, nous recommandons fortement d'éviter l'utilisation de feuilles de calcul (par exemple, Microsoft Excel) parce qu'elles manquent de flexibilité, d'évolutivité et de support approprié pour les relations hiérarchiques dans les collections d'archives.
Pour les membres du CANB, la base de données ArchivesCANB constitue une excellente solution pour le stockage et le partage des descriptions archivistiques. Basée sur AtoM (Access to Memory), une plateforme libre d'accès, ArchivesCANB permet aux institutions de..:
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Télécharger et gérer des descriptions d'archives en utilisant des champs conformes aux RDDA.
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Garantir des normes d'archivage cohérentes et professionnelles.
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Rendre les descriptions accessibles au public, améliorant ainsi la découverte des fonds d'archives.
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Rejoindre un réseau croissant d'archives à travers le Canada qui se consacre à l'amélioration de l'accès du public aux documents d'archives.
En participant à la base de données d'ArchivesCANB, les institutions membres bénéficient d'une plateforme de collaboration qui favorise une plus grande visibilité des fonds d'archives du Nouveau-Brunswick et relie leurs collections à un public national plus large.
Pour plus d'informations sur ArchivesCANB et sur la façon de commencer, contactez CANB ou visitez la base de données à Welcome et Bienvenue ! - ArchivesCANB.
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Qu'est-ce qu'un fonds?
Un fonds désigne l'ensemble des documents créés, reçus et accumulés par une organisation, un individu ou une entité juridique (personne morale) au cours de ses activités ou de son travail quotidien. Il s'agit de l'unité fondamentale de classement dans la pratique archivistique.
Les principales caractéristiques d'un fonds sont les suivantes
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La provenance: Tous les documents d'un fonds proviennent du même créateur, ce qui garantit qu'ils restent liés à leur source.
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L'ordre original: Dans la mesure du possible, les documents d'un fonds sont conservés dans l'ordre dans lequel ils ont été organisés à l'origine, afin de préserver le contexte et les relations entre les documents.
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Exhaustivité: Un fonds comprend tous les types de documents créés ou reçus par le créateur, quel que soit leur format (documents papier, photographies, fichiers numériques, cartes).
Les documents d'archives sont généralement organisés et décrits d'abord au niveau du fonds, puis subdivisés en groupes plus petits tels que les séries, les dossiers et les pièces pour un classement et une description détaillés.
Les fonds fournissent un contexte essentiel pour comprendre les activités, les décisions et les relations de leur créateur, ce qui en fait un outil essentiel pour les chercheurs et les archivistes.
Pour plus de conseils sur la description et la gestion des fonds, les membres du CANB peuvent se référer aux ressources disponibles dans la base de données ArchivesCANB ou consulter le conseiller en archives du CANB.
FINANCEMENT
Quels sont les fonds disponibles par l'entremise du CANB?
Le Conseil des archives du Nouveau-Brunswick (CANB) administre un programme de financement pour soutenir la communauté archivistique du Nouveau-Brunswick chaque printemps. Ce programme est conçu pour aider les institutions membres à développer, préserver et accroître l'accès à leurs fonds d'archives.
Sources de financement actuelles:
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Classement et description: Les projets éligibles dans le cadre de ce volet de financement comprennent le classement et la description de fonds d'archives non traités, la production d'une description au niveau du fonds/de la collection et d'un instrument de recherche conformes aux RDDA, la saisie de données dans ArchivesCANB étant requise dans le cadre du projet. La numérisation doit faire l'objet d'une demande de financement distincte, et la description au niveau de l'article n'est financée que pour des formats spécifiques tels que les photographies, les documents audiovisuels, les cartes et les documents graphiques, à l'exclusion des lettres, des grands livres ou des ouvrages publiés.
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Numérisation, reformatage et migration: Les projets de numérisation, de reformatage ou de migration doivent inclure des descriptions de fonds/collections conformes aux RDDA saisies dans ArchivesCANB, ainsi que la politique, les procédures et les normes de numérisation de l'institution, le plan d'accès public et les pratiques de stockage numérique. Les projets ayant une forte composante de préservation sont prioritaires, mais le CANB ne financera pas la numérisation de documents publiés, de contenus destinés uniquement aux médias sociaux ou l'édition de documents numérisés. Les institutions doivent couvrir tous les coûts excédant le montant de la subvention.
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Redescription des fonds non conformes à la norme RAD: Les projets relevant de ce volet de financement consistent à convertir des instruments de recherche non conformes aux RDDA en instruments de recherche conformes aux RDDA, les instruments de recherche mis à jour étant saisis dans ArchivesCANB ; les candidats doivent joindre à leur demande des copies des instruments de recherche existants.
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Formation et développement professionnel: Ce volet de financement soutient la formation du personnel ou des bénévoles, soit en participant à des activités externes, soit en organisant des sessions dans leur établissement. Le financement est disponible pour les frais d'inscription (jusqu'à 2 500 $) ou les frais de l'instructeur. Les demandes doivent détailler la formation, sa valeur, et inclure un rapport post-formation à inclure dans le bulletin d'information en ligne du CANB. Les formations dirigées par le conseiller en archives sont couvertes par l'adhésion au CANB et ne nécessitent pas de subvention.
Pour faire une demande de financement, les institutions doivent être membres en règle du CANB. Pour connaître les dates limites de dépôt des demandes et les critères d'éligibilité, consultez le site web du CANB ou contactez directement le CANB à l'adresse archives.advisor@gnb.ca.
Puis-je obtenir de l'aide pour rédiger ma demande de subvention?
Oui. Le conseiller en archives du CANB peut vous aider à rédiger votre demande ou votre demande de subvention, et répondre à vos questions sur les projets d'archives. Cela comprend des conseils sur les meilleures pratiques archivistiques et la planification de projets. Le CANB peut également offrir des séances de formation pour aider à développer les compétences nécessaires à l'élaboration de demandes de projet réussies.
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Pourquoi ma candidature a-t-elle été rejetée?
Les raisons du rejet d'une demande sont toujours communiquées aux candidats. Les programmes de financement sont très compétitifs et les demandes dépassent souvent le budget disponible. Les demandes sont évaluées et classées en fonction de leur mérite, et le financement est accordé aux projets les mieux notés. Il se peut que votre demande n'ait pas obtenu un score aussi élevé en raison de soumissions plus solides ou d'une meilleure adéquation aux critères de la part d'autres candidats.
Nous vous encourageons à soumettre à nouveau votre proposition lors du prochain cycle. Pour augmenter vos chances, pensez à contacter le conseiller en archives pour obtenir des commentaires sur votre demande, des conseils pour combler les lacunes et des indications sur les mesures à prendre pour renforcer vos archives et vos futures demandes avant la prochaine date limite.
Que dois-je faire si je ne peux pas terminer mon projet à temps?
Si vous prévoyez des retards dans l'achèvement de votre projet, contactez CANB dès que possible. Des prolongations peuvent être accordées dans certaines circonstances, mais elles doivent être discutées et approuvées à l'avance. Si le projet ne peut être achevé avant la date limite révisée, les fonds non utilisés devront être remboursés. Si le projet n'est pas achevé, si le rapport final n'est pas présenté ou si les fonds inutilisés ne sont pas restitués, l'institution risque de ne plus être éligible à d'autres possibilités de financement. Une communication claire avec le CANB est essentielle pour résoudre les problèmes et maintenir l'éligibilité.
Comment puis-je contacter le CANB?
Vous pouvez contacter le CANB par les moyens suivants:
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Adresse postale:
Conseil des archives du Nouveau-Brunswick
C.P. 1204, succursale A
Fredericton, NB
E3B 5C8 -
Téléphone: 506-453-4327
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Courriel: archives.advisor@gnb.ca
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Adresse civique:
23, promenade Dineen, UNB
Fredericton, NB
Où puis-je trouver plus d'informations sur les activités et les événements du CANB?
Visitez le site Web du CANB à canbarchives.ca pour obtenir des renseignements détaillés sur les événements, les possibilités de formation et les ressources. L'ACNB diffuse également des mises à jour sur ses plateformes de médias sociaux :
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Facebook: facebook.com/CANBarchives